Lo esencial en 30 segundos
Recorre la casa y anota cada instalación y equipo (caldera, termo, aire acondicionado, ventanas, persianas, electrodomésticos, cuadro eléctrico, llaves de paso). Para cada uno, registra seis campos: identificador y ubicación, marca y modelo, fecha de instalación, documentos (manual, garantía, factura), última revisión y próxima acción. Añade un historial de incidencias y reparaciones con fecha, síntoma, solución y empresa. Guarda todo en una carpeta digital con nombres claros y una copia de seguridad, sin compartirla completa porque contiene datos privados.
- Si no conoces un dato, escribe "no consta": no te lo inventes.
- Fotografía las etiquetas de los equipos.
- Revisa la ficha dos veces al año, coincidiendo con el cambio de estación.
Empieza con un inventario
Recorre las estancias y anota lo que tienes, sin intentar completar todos los datos el primer día:
- Agua: llave de paso general, llaves por estancia, termo o calentador, descalcificador, bomba de presión.
- Electricidad: cuadro eléctrico (con fotos de los circuitos rotulados), potencia contratada, puntos de recarga.
- Gas: llave general, contador, aparatos.
- Calefacción y climatización: caldera, aerotermia, radiadores, termostato, splits.
- Carpinterías: ventanas, persianas (motorizadas o no), puertas de entrada.
- Electrodomésticos: frigorífico, lavadora, lavavajillas, horno, placa, campana.
- Exteriores: toldos, riego, piscina, canalones.
- Seguridad: alarma, detectores de humo y CO, cerraduras.
Los campos de la ficha
| Campo | Ejemplo | Por qué es útil |
|---|---|---|
| Identificador y ubicación | Caldera · galería | Localizarlo y describirlo en una llamada |
| Marca y modelo | Foto de la etiqueta | Piezas, manuales y compatibilidad |
| Fecha de instalación | Factura de 2019 o "no consta" | Garantía y vida útil |
| Documentos | Manual, garantía, factura, certificado | Reclamar o reparar |
| Última revisión | Fecha y empresa | Cumplir plazos de mantenimiento |
| Próxima acción | Revisión prevista, filtro a cambiar | Que no se olvide |
Registra incidencias y reparaciones
Para cada incidencia, anota cuándo empezó, en qué condiciones aparece y qué se hizo. "La persiana del dormitorio se frena a mitad del recorrido desde el martes" es más útil que "persiana rota". Tras la reparación, añade empresa, factura, piezas y resultado. Si el problema no se resolvió, indícalo y no sobrescribas la entrada anterior: la secuencia ayuda al siguiente técnico.
Plantilla de ficha de mantenimiento para copiar
| Elemento | Ubicación | Marca/modelo | Instalación | Última revisión | Próxima acción | Documentos |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Caldera de gas | Galería | Ver foto de etiqueta | 2019 | Oct. 2025, empresa X | Revisión según RITE | Manual, factura, parte de revisión |
| Aire acondicionado | Salón | Ver foto | No consta | Filtros jun. 2026 | Revisión técnica | Manual |
| Termo eléctrico | Baño | Ver foto | 2021 | No consta | Revisar ánodo | Factura |
| Persiana motorizada | Dormitorio | Motor X | 2022 | — | Revisar finales de carrera | Garantía |
| Cuadro eléctrico | Entrada | — | — | Botón de prueba mensual | Revisión profesional | Foto de circuitos |
| Llave de paso | Bajo fregadero | — | — | Probada en sept. | Probar cada 6 meses | Foto |
Copia esta tabla en una hoja de cálculo y adapta las filas a tu casa.
Organiza los documentos
Crea carpetas por instalación y usa nombres del tipo fecha-elemento-documento (por ejemplo, 2025-10-caldera-revision.pdf). Guarda juntos presupuesto, factura, manual y fotos. Haz una copia de seguridad, pero limita quién tiene acceso. Cuando pidas ayuda, prepara un resumen con solo los datos necesarios: modelo, síntoma, fotos del problema.
Privacidad y seguridad
Tu ficha contiene dirección, teléfonos, detalles de cerraduras y alarmas. No la publiques ni la compartas completa. Al enviar fotos a un profesional, revisa que no aparezcan documentos personales ni datos innecesarios.
Del correctivo al preventivo en casa
La ficha es la base de un mantenimiento preventivo: con el inventario y el historial ves qué falla a menudo y puedes anticiparte. Clasifica cada elemento por lo que cuesta su fallo, revisa con más frecuencia lo importante (caldera, tejado, bajantes, cuadro eléctrico) y prueba de vez en cuando lo que solo actúa en una emergencia, como el detector de humo o el diferencial. Lo explicamos con métodos de la industria en mantenimiento preventivo, predictivo y detectivo.
Cómo usarla durante el año
Revisa la ficha dos veces al año, coincidiendo con la preparación del invierno y la primavera, y úsala junto con la checklist de mantenimiento anual. Cuando contrates un trabajo, añade el presupuesto y la factura; si vendes o alquilas la vivienda, entregar una ficha ordenada transmite confianza.
Datos que conviene tener siempre a mano
- Llaves de corte: ubicación de la llave de paso general del agua, de las llaves por estancia y de la llave del gas, con una foto.
- Cuadro eléctrico: foto con los circuitos rotulados y la potencia contratada.
- Contadores: número de contador de agua, luz y gas y ubicación.
- Empresas habituales: fontanero, electricista, mantenedor de caldera, administrador de la comunidad, seguro del hogar (con número de póliza y teléfono de asistencia).
- Garantías vigentes: qué vence y cuándo.
- Medidas útiles: ventanas, persianas (ancho de lama y cinta), filtros de aire acondicionado y de campana, bombillas especiales.
Papel, hoja de cálculo o aplicación
| Formato | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Carpeta física | Sencilla, sin tecnología | Difícil de consultar fuera de casa; se pierde |
| Hoja de cálculo en la nube | Gratis, se filtra y ordena, accesible desde el móvil | Requiere orden en los nombres de archivo |
| Notas del móvil con fotos | Muy rápida de crear | Se desordena cuando crece |
| Aplicaciones de gestión del hogar | Recordatorios automáticos | Dependencia de un servicio externo; revisa la privacidad |
Las fichas de mantenimiento funcionan en cualquiera de estos formatos. Lo importante no es la herramienta, sino que la uses: añade cada factura nada más pagarla y revisa la ficha cada seis meses.
Si alquilas tu vivienda (o vives de alquiler)
Para propietarios, la ficha sirve para demostrar el mantenimiento realizado, planificar renovaciones y entregar al inquilino las instrucciones de uso de los equipos. Para inquilinos, documentar con fotos y fechas las incidencias comunicadas al propietario ayuda a resolver discrepancias sobre reparaciones y fianza. En ambos casos, acompaña el contrato de un inventario con fotos del estado inicial.
Preguntas frecuentes sobre la ficha de mantenimiento
¿Qué es una ficha de mantenimiento de la vivienda?
Un registro de los equipos e instalaciones de la casa con sus datos, revisiones, incidencias y documentos.
¿Qué es el Libro del Edificio?
Un documento que reciben las viviendas nuevas con información de la obra y las instrucciones de uso y mantenimiento.
¿Dónde guardar la ficha de mantenimiento?
En una carpeta digital con copia de seguridad y acceso limitado, o en una carpeta física si lo prefieres.
¿Qué hago si no sé cuándo se instaló un equipo?
Anota "no consta" y busca la fecha en facturas o en la etiqueta. Es mejor reconocer un dato pendiente que inventarlo.
¿Sirve la ficha para vender o alquilar la casa?
Sí. Un registro ordenado de revisiones y reparaciones aporta confianza a compradores e inquilinos.
Fuentes consultadas
Referencias normativas sobre uso y mantenimiento.
- Código Técnico de la Edificación · Parte I ↗Uso y conservación de los edificios.
- BOE · Ley de Ordenación de la Edificación ↗Libro del Edificio y obligaciones de uso y mantenimiento.
¿Vas a pedir una reparación?
Ten a mano la ficha del equipo, fotos del síntoma y la etiqueta del modelo.